Koliko puta ste se našli u ovakvoj situaciji:
A: Jesi li uspio da završiš izvještaj na vrijeme?
B: Znači, bolje da ti ne pričam kakvo mi je bilo jutro. Ustao sam u 6, a prije toga sam užasno spavao, sanjao sve i svašta. I onda dok se spremim, doručkujem, pa djeca i njihovo spremanje… Jedan dan kod ženinih, jedan dan kod mojih… Ne mogu ni oni, a pravo da ti kažem strah me sad i kad krenu vrtići zbog korone. (nekoliko minuta kasnije!!!)
A: I?
B: A, završio ga jesam nego eto na sto jada… a sve nešto u minut do 12…
Moderna poslovna komunikacija zahtijeva brzinu i efikasnost uz međusobno poštovanje i ljubaznost svih učesnika u tom procesu. Nesporazumi u poslovnoj komunikaciji nastaju zbog nedostatka otvorene komunikacije i direktnosti.
Danas ćemo se fokusirati na tri situacije koje otežavaju i usporavaju komunikaciju, te dati par ideja kako iste savladati.
U prvom primjeru imali smo dvoje kolega koji rade na istom projektu. Na pitanje prvog, drugi nije dao direktan odgovor već je odugovlačio, ne zato što svoj dio posla nije završio nego zato što je imao potrebu da ga provede kroz cijeli proces. Ovo nekad može naići na nerazumijevanje prvog jer je direknim pitanjem očekivao takav i odgovor. U poslovnom okruženju, jasni i brzi odgovori su neophodni. Nakon toga, otvara se prostor za obrazlaganje, naravno ukoliko vrijeme to dozvoljava i ukoliko je druga strana zainteresovana da sasluša argumente.
Mnogi će iz obzira prema svom kolegi (njegovom bogatom radnom iskustvu, emotivnoj situaciji ili sl.) slušati duge elaborate, gubiti i njegovo i svoje vrijeme i tako iz dana u dan.
Postavlja se pitanje kako onda prekinuti nekog ko nam uvijek daje mnoštvo sadržaja i okolišava?
Odgovor je: ljubazno ga prekinite i ponovite pitanje (ako je potrebno na malo drugačiji način). To bi u gore navedenom slučaju moglo biti: Molim te izvini, kasnimo… Sve razumijem, ‘ajde da ne pričamo o tome što ti se već desilo. Sve je završeno, zar ne? Ovim pristupom prema svom sagovorniku pokazujete empatiju, govorite da vam je stalo da čujete njegovu stranu priče. Uz to mu dajete i savjet da je bolje za njega da se ne vraća u prošlost jer to zaista zna da dodatno uznemiri.
Nadređeni i ja
Direktna komunikacija je posebno važna i u drugoj situaciji, a to je kada komunicirate sa svojim nadređenim. Šefovi vrlo često nemaju vremena ili u najgorem slučaju ne žele da slušaju ništa sem odogovore na svoja pitanja. Kako onda doći do njih, objasniti im svoju „muku“, a da imate svu njihovu pažnju? Prvo, direktno odgovorite na njihovo pitanje, a onda ih „matirajte“ ljubaznošću: Da li imate možda 5-10 minuta samo da Vam obrazložim šta mi je ovdje bila najveća dilema? Čak i oni koji stalno jure će vas saslušati jer šta je to 5-10 minuta, ako ste ih već ranije odobrovoljili i jasno odgovorili na njihovo pitanje? Ukoliko zaista trenutno i nemaju vremena, onda ih „osvojite“ sa: Možda kasnije danas? Sjutra? Odabraće jednu od opcija, a vi ćete onih 5 – 10 minuta možda pretvoriti i u koji više.
Takođe, često se dešava da mislite da radite savršen posao, ali da šef to ne vidi. Ako nekad nadređeni i smetne s uma da vam nešto kaže ili smatra da se to podrazumijeva, vi ćete situaciju riješiti pitanjima: Možete li mi reći koji su moji zadaci u ovom projektu? Koji rezultat želite da dobijete od ovog projekta? Budite jasni i olakšajte sebi posao. Ne ostavljajte prostora da naslućujete ili da mislite da znate šta treba. Nekad će ono što se od vas zahtijeva biti mnogo manje od onoga što vi smatrate da treba da radite.
Puna sala
Treća i možda najizazovnija situacija jesu sastanci sa mnogo učesnika. Ukoliko isti vodite, znate da nekad potraje i duže nego što ste mislili. Vodite brigu da svi učesnici ne ostanu nedorečeni, a onda, nazovimo to „ljubazna direktnost“ stupa na snagu. Naizgled jednostavnim rečenicama: Ostali smo i duže nego što je planirano. Imamo još 10-ak minuta. govorite učesnicima da sad moraju biti precizni i da je vrijeme za sporedne priče isteklo. Bilo da ste na čelu sastanka ili jedan od učesnika, morate biti i pažljivi posmatrači. Ako ste za sastanak pripremili sve izvještaje, sada gledajte da u početku pratite tok istog, ljude oko vas, njihov govor tijela i čitajte između redova.
Vještina dobrog komuniciranja od presudnog je značaja da se čuje vaš glas. Slušajte pitanje i na isto odgovorite. Ako vam nije jasno, pitajte za pojašnjenje. Prilagodite svoju intonaciju, govor tijela i energiju situaciji u kojoj se nalazite.
Situacija u kojoj se trenutno nalazimo, stvorila je dodatni pritisak, a to se značajno odražava i na komunikaciju. U nesigurnim vremenima neophodno je da komunikacije između pojedinaca ili unutar timova budu jasne uz iskazano poštovanje, ljubaznost, toleranciju i razmijevanje. Ipak, treba voditi računa o postavljanju granica, ne opterećivati drugu stranu nepotrebnim informacijama jer se svi nalazimo u sličnoj situaciji. Ovim pristupom timovi postaju usklađeniji i uspješniji, a ušteda vremena je dodatni benefit.
